Kiedy potrzebne jest upoważnienie do odbioru dokumentów?
Upoważnienie do odbioru dokumentów w urzędzie to dokument, który pozwala innej osobie na odebranie w naszym imieniu oficjalnych pism, decyzji administracyjnych, zaświadczeń, aktów czy innych dokumentów urzędowych. Może dotyczyć spraw osobistych (np. aktu urodzenia, prawa jazdy) lub zawodowych (np. decyzji podatkowej, zaświadczenia z ZUS).
Taki dokument jest niezbędny, gdy nie możesz odebrać dokumentów osobiście – z powodu pracy, choroby, wyjazdu lub po prostu wygody. Upoważnienie musi być sporządzone zgodnie z zasadami formalnymi, by zostało uznane przez urząd.
Jakie dane musi zawierać upoważnienie?
Dokument upoważniający do odbioru musi zawierać:
- dane osoby upoważniającej (imię, nazwisko, adres, PESEL),
- dane osoby upoważnionej,
- nazwę instytucji, w której ma nastąpić odbiór dokumentów,
- dokładny opis dokumentu lub sprawy, której dotyczy odbiór,
- datę i miejsce sporządzenia,
- podpis osoby udzielającej upoważnienia.
Przykład fragmentu dokumentu:
„Udzielam upoważnienia Pani Janinie Kowalskiej, PESEL: 85050512345, do odbioru decyzji administracyjnej dotyczącej świadczenia 500+, w moim imieniu w Urzędzie Miasta w Warszawie.”
FAQ – najczęstsze pytania o upoważnienie do odbioru dokumentów w urzędzie
Nie, ale powinno zawierać wszystkie wymagane informacje. Niektóre urzędy udostępniają własne wzory – warto sprawdzić to na stronie konkretnej instytucji.
Zwykle nie. Wystarczy własnoręczny podpis mocodawcy. Poświadczenie notarialne bywa wymagane tylko w przypadku odbioru bardzo ważnych dokumentów (np. aktów notarialnych).
Tak, jeśli urząd akceptuje elektroniczną formę i dysponujesz podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
Tak. Upoważnionym może być każda pełnoletnia osoba, której ufasz – nie musi to być krewny.
To zależy od tego, jak zostało sformułowane. Może dotyczyć jednorazowego odbioru lub obowiązywać do odwołania.
Słowniczek pojęć
Upoważnienie – dokument, który pozwala innej osobie działać w imieniu mocodawcy w określonym zakresie.
Mocodawca – osoba, która udziela upoważnienia.
Odbiór dokumentów – czynność formalna polegająca na odebraniu decyzji, zaświadczenia, aktu lub pisma urzędowego.
Podpis kwalifikowany – elektroniczny podpis o mocy prawnej równej podpisowi odręcznemu.
Profil zaufany – narzędzie pozwalające na potwierdzenie tożsamości w kontaktach z urzędami przez internet.
